Ключевые отгрузочные документы для поставщиков

Обзор общих документов в сфере экспорта / импорта, разделенных по типам: финансовые (счета-фактуры, страховой полис), транспортные (B / L, AWL, CMR), документы по обеспечению качества (акт технического осмотра). Поставщики должны быть ознакомлены с документами, которые должны быть подготовлены для экспорта товаров в зарубежные страны. В этой статье рассмотрим наиболее распространенные из них и их ключевые особенности.

Финансовые документы

Счёт-проформа («PI»)

Счет-проформа («PI») представляет собой административный документ, отправляемый поставщиком грузополучателю до отгрузки товаров, в котором указывается тип и количество отправляемых товаров, их стоимость и другие коммерческие и технические данные о предстоящей доставке. Счета-проформы выдаются, когда продавец запрашивает платеж от покупателя до начала операции доставки.

Коммерческий счёт («CI»)

В коммерческих счетах указывается тип товаров, поставляемых поставщиком грузополучателю, их качество и количество, их единица измерения и общие цены, название и адрес продавца, наименование и адрес покупателя (продано / отгружено / / счет-фактура сторонам), место доставки (в комплекте с применимыми Инкотермс 2010) и условия оплаты (вид оплаты и срок оплаты).

Коммерческий счет-фактура доказывает, что продажа произошла (для продавца) и что покупка была сделана (для продавца), определяет налогооблагаемую сумму для таможни и создает дебиторскую задолженность и счет к оплате в учетных системах продавца и покупателя соответственно.

В некоторых случаях коммерческий счет должен быть заверен местной торговой палатой (заверенный счет) перед отправкой импортеру (что означает, что счет должен быть проверен Торговой палатой поставщика, чтобы он считался действительным для покупателя). Заверенные счета-фактуры являются обычной практикой для экспорта в арабские страны.

Разница между проформами и коммерческими счетами

Различия между коммерческой счета-фактурой или счетом-проформой:

Коммерческий счет-фактура выдается, чтобы предоставить сотрудникам таможни достаточно информации для определения применимых ввозных пошлин и права на ввоз товаров в страну.

Коммерческий счет-фактура является фактическим счетом с налоговой и юридической значимостью, тогда как проформа-счет не является действительным счетом (т.е. экспортер не регистрирует кредит в своей учетной системе, а импортер не обязан регистрировать дебет с другой стороны). ).

Счет-проформа обычно используется только в том случае, если реальная поставка и соответствующая финансовая операция еще не осуществлены. Этот тип счета может выглядеть очень похожим на фактический коммерческий счет, так как он описывает товар и его стоимость.

Разница в форматах:

Для проформных и коммерческих счетов-фактур не указано никаких форматов (за исключением стран, где требуются консульские счета-фактуры).

Разница заключается в том, что в коммерческом счете-фактуре всегда должна указываться конкретная информация, которая считается действительной с налоговой и юридической точек зрения, например, описание и количество каждого отправляемого товара, стоимость отправления, страна происхождения, местоположение покупки, а также имена и адреса как продавца, так и покупателя.

Такое указание может отсутствовать в предварительных счетах-фактурах, которые должны содержать достаточно информации, чтобы обозначить будущую или предстоящую транзакцию.

Обязательства:

Экспортер всегда несет ответственность за предоставление коммерческого счета должностным лицам таможенных органов при отправке товаров, товаров или документов, которые включают денежную оценку и международные платежи.

В некоторых случаях, когда денежной транзакции не произошло, например, когда товары были отправлены в качестве подарков или в качестве образцов для ожидаемой будущей транзакции, экспортер может использовать предварительный счет-фактуру (так как такая поставка не облагаются налогом).

Консульский счёт-фактура

Некоторые страны требуют, чтобы продавцы выставляли счета местным покупателям в заранее определенных формах (консульские счета), и не разрешают выставлять счета в бесплатных форматах. Консульские счета используются странами, заинтересованными в контроле количества и качества импортируемых товаров по нескольким причинам (антидемпинговые, налогообложение, контроль импорта, статистика).

Чтобы оформить консульский счет, продавец запрашивает форму в консульстве страны-импортера, заполняет ее и представляет вместе со стандартным счетом.

Политика транспортного страхования грузов

Страховые сертификаты - это оборотные документы, выданные страховыми компаниями, которые защищают товары от заранее определенных случайных событий (или других событий, указанных в полисе) за плату.

Страховой сертификат является обязательным для определенных условий доставки, таких как CIF. Страховые полисы могут быть приобретены как покупателем, так и продавцом, в зависимости от того, кто несет договорную ответственность за риски, связанные с доставкой (что определяется применимым Инкотермс).

Чтобы подать иск против негативного события, покрываемого страховкой, оригинал сертификата должен быть представлен с копиями вспомогательных документов, таких как, помимо прочего, счет-фактура, упаковочный лист, коносамент и описание случая (обычно составляется страховым представительом в сотрудничестве с заинтересованными сторонами, грузоотправителем и перевозчиком).

Товаросопроводительные документы

Контрольный упаковочный лист («PL»)

В упаковочном листе указываются детали доставки заказа: количество (вес нетто и брутто, плюс объем) и качество отгруженного товара, дата отгрузки, другие детали логистики, такие как маршрут и экспедитор, а также HS тарифные коды на товары (таможенный код товара).

В упаковочном листе также могут указываться типы упаковок, используемых для перевозки, такие как ящики, коробки, корзины, бочки, картонные коробки, поддоны, контейнеры и так далее.

В упаковочных листах обычно не указывается информация о ценах, которая указывается в коммерческом счете.

Упаковочный лист, как правило, физически прикрепляется к упаковкам для облегчения таможенных операций в странах-экспортерах и импортерах и для возможности сверки поступающих товаров с заказами на покупку по прибытии в помещения покупателя.

В некоторых странах требуется, чтобы упаковочный материал, используемый для доставки товаров, обрабатывался для уничтожения опасных насекомых, личинок, паразитов, бактерий и вредителей.

В таких случаях к экспортеру может быть обращена просьба предоставить (в дополнение к упаковочному листу) фитосанитарный сертификат, подтверждающий, что такие обработки применялись за 3–60 дней до даты прибытия товара в страну-импортер.

Накладная на груз

Товарные накладные - это документы, сопровождающие груз и описывающие количество и качество отгруженного товара.

Как правило, продавцы просят покупателей подписать накладные после получения товара, чтобы доказать, что они были должным образом получены и приняты. Подпись собрана перевозчиком, который доставил груз получателю.

Объем накладной:

Для экспортера: убрать запас со склада или производственных линий и доказать доставку импортеру
Для экспортера: проверьте соответствие между заказом на поставку и доставкой при получении
Для перевозчика: подтвердите, что товары были собраны и доставлены в пункт назначения. В некоторых странах накладные также являются фискальными документами

Товарно-транспортная накладная («BL»)

Накладная на груз («B/L») является договорным документом между владельцем товара (экспортер / продавец) и перевозчиком, ответственным за доставку товара (оператор судна).

Накладная на груз представляет собой право собственности на товар и может быть как договорным, так и необоротным (последние называются «прямой B / L»).

Оборотная накладная может использоваться для передачи права собственности на товары в пути и является стандартным требованием для операций, охватываемых кредитными письмами.

B/L выдается перевозчиком (или одним из его представительов) грузоотправителю / экспортеру и подписывается капитаном, представительом или владельцем судна. Сфера действия этого документа состоит в том, чтобы подтвердить получение товара (груза), установить условия договора перевозки и подтвердить обязательство доставить товар в названный порт назначения физическому держателю оригинального B / L. Субъект или лицо, имеющее первоначальный счет, может потребовать доставку товара в порт прибытия.

B/L является критически важным документом для платежей, оплачиваемых аккредитивом. Когда в сделке участвуют аккредитивы, B/L должен быть выдан с конкретной формулировкой и содержать точные указания (например, франко-судно, имя получателя и уведомляющей стороны, имя и адрес местных представителей в порту прибытия, обозначение товара).

Накладная обычно показывает следующую информацию:

• имя грузоотправителя
• экспедитор и названия судов
• качество и количество товара (вес нетто и брутто)
• страхование
• франко-судно
• ETD / ETA (предполагаемое время отправления, предполагаемое время прибытия)
• общие условия перевозки и другие договорные условия
• и т.п.

Сторона, имеющая оригинал накладной, может забрать товар по прибытии в порт назначения.

Грузовая накладная («AWB»)

Авиагрузовая накладная («AWB») является транспортным документом, выданным для воздушных грузов. AWB не представляет право собственности на товары и не может использоваться для передачи их прав собственности во время транзита.

В авиагрузовой накладной просто указывается, что авиакомпания загрузила товары и обязана доставить их в указанный аэропорт назначения.

В AWB должно указываться:

• грузополучатель (как правило, импортер или покупатель)
• описание товара (количество и качество)
• любой текст, необходимый для документальных аккредитивов

Сквозной коносамент («HBL»)

Это специальный коносамент, выданный экспедитором и, как правило, не подлежит рассмотрению (так как он не представляет собой право собственности на товары).

Экспортеры должны проверить, принимается ли банком импортера внутренний коносамент вместо выданного перевозчиком коносамента в случае, если операция покрывается аккредитивом (некоторые банки могут не принять его из-за его необоротного характера ).

Коносамент смешанной перевозки (FBL)

Мультимодальная коносамент («FBL») - это международный транспортный документ, выданный для охвата двух или более видов транспорта, таких как перевозка автомобильным транспортом, затем железнодорожным транспортом или морским транспортом, а затем автомобильным транспортом. FBL может быть предметом переговоров (при выдаче «на заказ») или не подлежит рассмотрению (в большинстве случаев).

FBL выдаются уполномоченными экспедиторами / перевозчиками FIATA либо в качестве договора доставки, либо в качестве подтверждения получения груза.

Международная транспортная накладная (CMR)

CMR - это обычный документ, когда товары перевозятся грузовиком от продавца к покупателю.

CMR заполняется продавцом или перевозчиком, но перевозчик должен подписать его при получении товара.

Этот документ имеет следующие цели:

• в ней указаны обязанности и ответственность сторон (грузоотправитель и перевозчик)
• это означает, что груз был передан от грузоотправителя перевозчику, и этот перевозчик завладел грузом
• если он подписан получателем, это доказывает, что груз был доставлен и получен, и что перевозчик выполнил груз
• CMR не подлежит обсуждению, не представляет название товара, но часто используется, даже в случае документальных аккредитивов.

Свидетельство о происхождении («COO»)

Некоторые импортеры требуют, чтобы продавец предъявил конкретный документ (называемый «сертификат происхождения»), который подтверждает фактическое происхождение товара.

Такой сертификат выдается Торговой палатой экспортера на основании ее письменного запроса и наличия документов, подтверждающих фактическое происхождение товара (требования могут отличаться для производителей и торговых посредников).

Если экспортер не может предоставить действительный сертификат происхождения, таможня импортирующей страны может отклонить таможенную очистку товара.

Страна происхождения и страна преимущественного происхождения не следует путать со страной доставки:

• страна происхождения: означает страну, где товары были изготовлены
• страна преимущественного происхождения: для продуктов, которые были произведены в нескольких странах, преимущественным происхождением является страна, в которую была добавлена ​​большая часть стоимости товаров (как правило, страна, в которой происходит более 50% от общей стоимости производства)
• страна доставки: страна, из которой был отправлен товар, независимо от страны (преференциального) происхождения

Сертификат происхождения является часто запрашиваемым документом в виде аккредитива, поскольку импортер хочет, чтобы продавец подтвердил фактическое происхождение приобретенных и отгруженных товаров (например, для защиты с помощью недорогих товаров).

Чтобы получить сертификат происхождения, экспортер должен подать заявление в Торговую палату лично или через Интернет.

Палата, как правило, запрашивает подтверждение фактического происхождения материала, которым может быть, например, аналогичное свидетельство, выданное поставщиком экспортера, или другая аналогичная документация. Стоимость сертификата происхождения, как правило, пропорциональна стоимости накладной, которая сопровождает товар (от 0,25% до 1% от стоимости).

Сертификат происхождения форма А

Форма А - это особый тип сертификата происхождения, который разрешает импорт из пула развивающихся стран (включенных в ВСП, Общую систему преференций) по сниженным или нулевым тарифам в некоторых развитых странах или регионах. Сертификаты формы А выдаются торгово-промышленными палатами в стране происхождения продукта.

Сертификаты происхождения формы А были обнародованы ЮНКТАД (Конференция Организации Объединенных Наций по торговле и развитию) в целях содействия развитию стран с развивающейся экономикой.

Заявление о контроле места назначения

Заявление о контроле места назначения - это положение, установленное экспортером товаров, которое указывается в экспортных документах (таких как проформы и коммерческие счета-фактуры), для информирования импортера, экспедитора и других заинтересованных сторон (например, таможенных органов) о том, что товары имеют конкретный пункт назначения, а не другие.

Этот тип ограничений используется для соблюдения правил экспортного контроля, которые запрещают экспортерам отправлять товары в конкретные страны (например, Иран, Северная Корея и т. Д.).

Документы качества

Сертификат проведения приёмки третьей стороной

Некоторые покупатели запрашивают свидетельство о проверке третьей стороной, чтобы удостовериться, что импортируемые товары соответствуют определенным производственным стандартам / нормам, и чтобы убедиться, что количество и качество отгруженных товаров соответствуют количеству и качеству заказанных товаров.

Инспекции могут проводиться во время производственных операций, в порту отправления или в порту прибытия независимыми организациями, которые нейтральны как для покупателя, так и для поставщика (например, SGS, DNV, Lloyd's и т. д.).

Расходы на такие проверки обычно несет покупатель, если иное не оговорено в договоре купли-продажи.

Вот четыре основных типа сторонних проверок:

1. Предпроизводственный контроль: этот тип инспекции требуется для определения качества сырья, компонентов и деталей, которые производитель будет использовать в ходе фактического производственного процесса. Этот тип проверок распространен для поставок большого объема, где риск некачественного сырья и деталей может привести к серьезным проблемам для конечного пользователя.

2. «Проверка качества образцов, взятых с производственной линии» (во время производства): этот тип проверки используется для оценки среднего качества продукта во время производственных операций, чтобы убедиться в его приемлемости и стабильности. Несмотря на то, что этот тип проверки является дорогостоящим, он может помочь обнаружить проблемы до отгрузки или получения бракованной продукции.

3. Проверка перед отгрузкой: это наиболее распространенный вид проверки, который проводится в месте отправления (склад отправителя или производственный объект) и на случайной выборке продукции.

4. При загрузке контейнера: в этом случае инспектор проверяет товар при погрузке в контейнеры (складские столы или склад экспедитора).

Последний тип проверки, менее распространенный, - это проверка в порту прибытия.

В любом из вышеперечисленных типов проверки могут быть визуальными или выполнены с использованием специальных инструментов (например: испытание PMI, чтобы проверить химический состав стального продукта).

Большинство аккредитивов включают сторонний сертификат проверки в качестве обязательного документа в соответствии с условиями кредита. Продавцы должны отклонять аккредитивы, если инспекционный отчет должен выдавать покупатель, а не нейтральная третья сторона, поскольку это подвергает их серьезным и очевидным платежным рискам.

Сертификат испытаний или сертификат качества материалов

Для некоторых товаров, таких как химические продукты и сырье, экспортеры предоставляют также химические сертификаты, подтверждающие, что товары соответствуют целевым показателям состава, кислотности, вязкости, влажности и соответствуют применимым нормам и правилам (таким как Reach или Rohs).

Такой анализ проводится, как правило, независимой лабораторией, назначаемой сторонами (до или после отправления).

Другие товары, например, сделанные из металла, поставляются с сертификатами качества материалов, выданными производителем (или другой назначенной организацией в качестве инспекционной компании) для проверки химических и механических свойств материалов (общепринятыми являются EN 10204 3.1, 3.2 , и т.д).